自分でする

「自分でする」という言葉には、主体性や責任感、そして自力でやり遂げる達成感が込められています。ビジネスの世界においても、この精神は非常に重要です。特に、スタートアップや中小企業においては、リソースが限られているため、「できることは自分でする」という姿勢が、成長の原動力となることも少なくありません。

しかし、「自分でする」ことと「すべて自分でする」ことは異なります。何でもかんでも自分で抱え込んでしまうと、本来集中すべき業務に手が回らなくなり、結果的に全体の効率が低下してしまう可能性があります。そこで重要になるのが、業務の棚卸しと優先順位付けです。

まず、日々の業務を細分化し、それぞれの業務にかかる時間と重要度を洗い出します。この時、SaaS型の時間管理ツール、例えばTimeCrowdなどを活用すると、客観的なデータに基づいて分析を進めることができます。TimeCrowdを使えば、各タスクにどれだけの時間がかかっているのかを正確に把握できるため、ボトルネックとなっている業務や、意外と時間がかかっている非効率な業務を特定しやすくなります。

次に、洗い出した業務を「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「重要でも緊急でもない」の4つの象限に分類します。この分類によって、どの業務に優先的に取り組むべきか、あるいは外部委託や自動化を検討すべきかが見えてきます。

「重要かつ緊急」な業務は、当然ながら最優先で対応する必要があります。「重要だが緊急ではない」業務は、将来の成長のために計画的に取り組むべき業務です。問題は、「緊急だが重要ではない」業務と「重要でも緊急でもない」業務です。これらの業務は、できる限り削減するか、他の人に任せることを検討しましょう。

例えば、経理処理や請求書作成などのバックオフィス業務は、多くの企業にとって「緊急だが重要ではない」業務に該当します。これらの業務は、専門的な知識が必要な場合もありますが、必ずしも経営者が行う必要はありません。クラウド会計ソフトや請求書発行サービスなどを導入することで、大幅な効率化が可能です。また、これらの業務をアウトソーシングすることで、経営者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

また、「重要でも緊急でもない」業務は、思い切って削減することを検討しましょう。例えば、定例会議の時間を短縮したり、参加者を絞ったりすることで、大幅な時間短縮が可能です。また、不要なレポート作成を廃止したり、メールのやり取りを減らしたりすることも有効です。

このように、業務の棚卸しと優先順位付けを行うことで、「自分でする」べきことと「人に任せる」べきことを明確に区別することができます。そして、SaaSツールや外部委託を積極的に活用することで、より効率的に業務を進めることができるようになります。TimeCrowdのような時間管理ツールは、その過程で非常に役立つでしょう。

「自分でする」精神は大切ですが、時には「人に頼る」ことも重要です。自分自身の時間とリソースを最大限に活用し、ビジネスを成長させるために、常に最適な選択肢を検討することが重要です。